Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Pdf

Theo một cuộc khảo sát của Hiệp hội các trường đại học và nhà tuyển dụng quốc gia, làm việc theo nhóm là một trong những kỹ năng được tìm kiếm và yêu cầu nhiều nhất tại nơi làm việc. Những tiến bộ trong công nghệ đã cho phép các công ty kết nối và cộng tác nhiều hơn bao giờ hết, với lực lượng lao động đa dạng trên khắp thế giới. Do đó, điều quan trọng hơn đối với nhân viên là thể hiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, trong cả tương tác trực tiếp và môi trường làm việc trực tuyến.

Cách giải quyết xung đột trong làm việc nhóm

Trực tiếp đối mặt với vấn đề bằng cách ngồi lại thảo luận, trao đổi ý kiến, đưa ra giải pháp phù hợp là rất cần thiết để giải quyết xung đột khi làm việc nhóm. Trong quá trình đối thoại, mỗi người cần tập trung lắng nghe đối phương và trao đổi một cách trung thực. Điều này giúp hiểu rõ hơn về những khác biệt giữa mỗi cá nhân, tìm ra giải pháp và tiến tới kết quả đồng thuận.

Nếu một người cảm thấy ý kiến mình bị bỏ qua hoặc không được lắng nghe, họ có thể cảm thấy bị coi thường hoặc không được tôn trọng, việc này gây ra thêm xung đột, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc trong nhóm.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Một sai lầm thường gặp khi làm việc nhóm là không có chính kiến của bản thân, những người như vậy thường dễ dàng đồng ý với ý kiến của người khác. Tuy nhiên trong lòng lại không đồng ý hoặc chưa thực sự hiểu rõ về ý kiến đó.

Việc này khiến quá trình làm việc nhóm không hiệu quả, không khai thác được nhiều khía cạnh, góc nhìn riêng cho một vấn đề. Hơn nữa mọi người cũng không hiểu ý kiến nhau, cứ làm theo ý mình rồi khiến kết quả không như kỳ vọng.

Khi không có sự phân chia công việc rõ ràng, tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và xung đột là rất dễ xảy ra. Đôi khi sẽ có những nhiệm vụ chồng chéo và liên quan đến nhau, nhưng người này nghĩ đó là nhiệm vụ của người kia và không chịu làm, đến khi gần đến hạn thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, hoặc đưa ra những lý do để chống đối. Do đó, vấn đề này cần được loại bỏ ngay từ đầu để kết quả làm việc nhóm đạt hiệu quả tối đa.

Trong quá trình làm việc nhóm, sẽ có một số người khá lơ là, không tập trung vào công việc, họ khá thụ động và ít khi lên tiếng tìm ra giải pháp với cả nhóm. Điều này khiến nhóm mất động lực, kết quả công việc đi xuống. Do đó, khi làm việc nhóm, thái độ lơ đễnh, mất tập trung, chây ì là nên loại bỏ hoàn toàn để cùng tập thể đi đến kết quả trọn vẹn nhất.

Kỹ năng làm việc nhóm xuất sắc giúp mỗi cá nhân có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp. Mọi người có thể nhìn vào và coi người đó là một tấm gương với thái độ tích cực, tôn trọng và tin tưởng. Điều này giúp họ có thêm cơ hội, trách nhiệm và sự tự tin trước mọi vấn đề khó khăn.

Phân công công việc cụ thể, hợp lý

Khi các thành viên biết chính xác công việc mà mình cần làm, họ sẽ có trách nhiệm và đạt được kết quả tốt hơn. Phân công công việc cũng giúp tránh xảy ra những mâu thuẫn vì sự thiếu rõ ràng trong phân chia trách nhiệm.

Đúng giờ thể hiện sự tôn trọng với thời gian và sự nỗ lực của các thành viên khác trong nhóm. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật. Nếu trong một nhóm, một vài cá nhân luôn đến trễ và gây gián đoạn công việc của nhóm, điều này làm giảm sự tin tưởng và tôn trọng của người khác, dễ xảy ra những cãi vã, bất đồng không cần thiết.

Đoàn kết là sức mạnh, khi mỗi người cùng đồng lòng và có sự gắn kết, hiệu quả công việc sẽ được tối ưu nhất. Đoàn kết giúp mỗi cá nhân dễ dàng hơn trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ lẫn nhau khi giải quyết vấn đề. Điều này giúp cải thiện rất tốt kỹ năng làm việc nhóm của mỗi cá nhân, đồng thời tăng sự tin tưởng và cảm giác hài lòng với đội nhóm của mình.

Thái độ tiêu cực và luôn nhìn vào những khó khăn trước mắt có thể ảnh hưởng tới hoạt động làm việc nhóm, gây mất tập trung và ảnh hưởng đến động lực làm việc của các thành viên khác trong nhóm. Do đó, mỗi cá nhân cần có một thái độ lạc quan và hợp tác khi làm việc nhóm, góp phần xây dựng một môi trường làm việc lạc quan, hiệu quả và ảnh hưởng tích cực tới hiệu suất của nhóm.

Khi có lời nói có sức thuyết phục và tạo ảnh hưởng, mỗi người có thể giúp đẩy mạnh ý tưởng và các giải pháp để thúc đẩy sự đồng thuận, đoàn kết. Để làm được điều này, cần hiểu rõ ý tưởng hoặc giải pháp mà mình đưa ra, đồng thời truyền đạt chúng một cách rõ ràng, thuyết phục.

Bên cạnh đó, hãy chủ động để góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự đoàn kết và hợp tác giữa các thành viên. Hãy thể hiện sự đam mê cùng cam kết với mục tiêu của nhóm để có thể truyền cảm hứng cho các thành viên khác.

Trưởng nhóm là người dẫn dắt, tạo động lực cho nhóm hoàn thành mục tiêu, đây cũng là yếu tố quan trọng để mỗi cá nhân cải thiện kỹ năng làm việc nhóm. Nhóm trưởng là người làm gương cho tất cả mọi người noi theo, họ phải có tầm nhìn rõ ràng, kỹ năng lãnh đạo tốt để giúp nhóm tập trung vào mục tiêu và đạt được thành công.

Bên cạnh đó, những điều cơ bản như luôn đúng giờ, thái độ tích cực, có kỹ năng thuyết phục và giải quyết những xung đột cũng rất cần thiết để trưởng nhóm nhận được sự tôn trọng, tin tưởng cũng như làm tấm gương sáng cho nhóm của mình.

Xác định vai trò của các thành viên

Không phải ai cũng giỏi trong tất cả các mảng, mỗi người trong một nhóm sẽ có những điểm mạnh, điểm yếu riêng, do đó việc xác định cụ thể vai trò của các thành viên là rất cần thiết trước khi thực hiện nhiệm vụ.

Việc xác định vai trò giúp mỗi thành viên biết mình phải làm gì, đảm bảo trách nhiệm của từng người và đảm bảo công việc được hoàn thành đầy đủ, đúng thời hạn. Bên cạnh đó, việc phân chia vai trò cũng giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn về kỹ năng, kiến thức của nhau và giúp cho nhóm tận dụng tối đa thế mạnh và kinh nghiệm của mỗi người để hoàn thành mục tiêu chung của nhóm.

Ngoài ra, khi phân chia vai trò cũng sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm biết được ai là người đưa ra quyết định cuối cùng, người quản lý, người đảm nhận trách nhiệm chính, đưa ra hướng dẫn cho nhóm để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Thống nhất cách thức hoạt động nhóm

Để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, việc thống nhất một cách thức hoạt động nhóm ngay từ ban đầu là một điều cần thiết. Khi mỗi thành viên đã hiểu rõ và đồng ý với cách thức đó, họ sẽ làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và biết cách để tránh những mâu thuẫn không đáng có.

Cách thức hoạt động nhóm có thể bao gồm các quy định về thời gian làm việc, cách trao đổi thông tin, quy trình giải quyết vấn đề, cách đánh giá kết quả, các công cụ và phần mềm hỗ trợ.

Khi mỗi thành viên trong nhóm được phép đưa ra ý kiến của mình và được lắng nghe, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và những đóng góp của mình có giá trị. Đồng thời, việc lắng nghe ý kiến của nhau cũng giúp nhóm có thể tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đang gặp phải và cải thiện kết quả làm việc.

Kỹ năng lắng nghe những lúc này là rất quan trọng để tiếp nhận những lời góp ý tích cực từ đồng đội, rồi tiến hành sửa đổi, cải thiện nếu thấy hợp lý. Thực tế, người khác sẽ dễ nhận ra những thiếu sót, điểm yếu và đưa ra nhận xét khách quan hơn là bản thân tự đánh giá. Do đó, đừng bỏ qua phương pháp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả này.